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6 formas que pessoas produtivas executam suas tarefas.

31 de março de 2017

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Você se sente frustrado às vezes por achar que não fez o suficiente? Você não está só nesse sentimento. A falta de tempo (ou de gerenciamento do tempo) é bastante comum atualmente e tem consumido a produtividade de muita gente.

Claro que existem diversas maneiras de gerenciar melhor o seu tempo. Há uma abundância de ferramentas como smartphones, aplicativos, programas e, até mesmo, a boa e velha agenda de papel. Mas existe um aspecto que, se não for bem trabalhado, faz de todos essas ferramentas inúteis: a sua mente. A forma como você encara o tempo e o organiza é a chave para usá-lo de forma eficiente.

Já falamos muito por aqui que hábitos como trabalhar em mais de uma coisa ao mesmo tempo, não descansar entre as tarefas e não reservar algum tempo para se planejar são contraproducentes. Hoje trazemos algumas dicas extras para que sua mente funcione de forma mais produtiva. Acompanhe:

  1. Reserve alguns minutos para imaginar um dia produtivo.

Antes de sair da cama, ou mesmo nos primeiros minutos após se levantar, faça um compromisso com a sua mente. Reserve dois minutos imaginando um dia produtivo e pacífico. Imagine-se respondendo às demandas (mesmos as emergências) com tranquilidade, trabalhando de forma diligente e focada. Imagine-se com uma mesa limpa, com tarefas executadas e disposto para cada reunião ou compromisso.

  1. Crie um tema e uma promessa pessoal.

Talvez você esteja trabalhando em diversos projetos que demandam a sua atenção. Então, você pode criar um tema para cada dia para definir a abordagem a cada uma dessas demandas. Não se trata de definir como irá como executá-las e sim encará-las. Escreva a seguinte frase em uma folha de papel:

“Hoje meu tema é ___________”, e preencha o espaço com a postura que deseja para o seu dia. Talvez seu tema seja “positividade”, ou “paz”, ou “graça”, ou “agilidade”, ou “foco” etc. Você é quem decide como quer seu estado de espírito para esse dia. Deixe esse lembrete à vista para se lembrar de seu compromisso pessoal de como deve reagir às demandas durante o dia.

Você pode também criar um tema para a semana, para o mês, para o ano ou mesmo para determinada hora. Pode parecer uma dica tola, mas vai lembrar você de como quer se comportar durante determinado período.

  1. Faça compromissos consigo mesmo.

É muito importante ter respeito por si mesmo, pelo seu tempo, fazer compromissos com o seu calendário e cumpri-los. Às vezes seu compromisso poderá ser apenas reservar uma hora para concluir alguma (s) tarefa (s). O ponto é respeitar o compromisso que fez consigo mesmo da mesma forma que você respeitaria um compromisso com seu chefe, por exemplo. Não fique tentado a cancelar algo que você programou para si por causa das emergências de outras pessoas.

Então o que fazer quando alguém telefona para marcar um compromisso durante o tempo que você reservou para si? Simples: diga que está ocupado e ofereça outro horário. Se você teme perder um cliente ou oportunidade, pense da seguinte forma: Quando você marca uma consulta com o dentista, você simplesmente diz o horário que quer ser atendido e espera que ele arranje um jeito de atendê-lo no horário que você quer? Ou você procura fazer com que a consulta seja marcada em um horário conveniente para ambos? O dentista vai dizer os horários possíveis para atender você, não é verdade? Então por que teria de ser diferente com você?

  1. Organize sua semana por tipos de tarefas.

Primeiro determine os tipos de tarefas que você tem de executar regularmente. Isso pode incluir questões administrativas, respostas a e-mails, elaboração de propostas, compromissos etc. Organize blocos regulares de tempo para cada tipo de tarefa. Por exemplo: reuniões com clientes durante a manhã, retorno de ligações à tarde, tarefas administrativas aos finais da tarde, enfim, faça da maneira que for mais conveniente para você. Coloque esses blocos em sua agenda e tente ao máximo seguir esse cronograma, para ter o máximo de produtividade.

  1. Ou organize sua semana por “tipos de tempo”.

Separe seu tempo em quatro tipos: “focado”, “flexível”, “familiar” e “livre”. (Sim, existe tempo livre, mas é preciso criá-lo, para a maioria de nós, ele não aparece tão facilmente).

O tempo focado e o flexível são mais usados para o trabalho. Divida seu tempo “focado” em horas, de forma a ter foco ininterrupto. Para isso, neutralize quaisquer possíveis distrações e “mãos à obra”, foco no trabalho. Quanto ao tempo dedicado à família, chega a ser óbvio: Reserve tempo para seus familiares para manter o equilíbrio e a felicidade em sua vida. Já o tempo livre significa estar livre para fazer o que você que fazer, não o que você precisa fazer, ou seja, as suas obrigações.

Procure conscientizar seus colegas de trabalho – ou qualquer pessoa que possa interromper você durante o seu tempo de estar focado – sobre a sua necessidade de não ser interrompido durante esse período. Talvez seja uma boa ideia ter algum tipo de aviso de “não perturbe” na sua mesa ou na porta da sua sala para ser usado durante essa hora.

  1. Treine seu cérebro para se concentrar durante o seu tempo de foco.

Desenvolva um ritual para treinar seu cérebro a ficar focado quando preciso. Música costuma funcionar bem para algumas pessoas. Use fones de ouvido e prefira músicas instrumentais, ou ao menos, sem letras, de preferência calmas. Comece a ouvir música alguns instantes antes de mergulhar no trabalho. Faça isso algumas vezes e logo você vai conseguir alçar a concentração necessária sempre que ouvir adotar esta prática.

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