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Aprenda a ganhar tempo e ser mais produtivo no trabalho

22 de fevereiro de 2016

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Nem sempre conseguimos executar com agilidade e eficiência todas as tarefas que programamos para nosso dia ou nossa semana. E são várias as razões para isso: falta de tempo, sobrecarga, dificuldades com as tarefas, problemas de última hora, entre outros obstáculos. Mas, na maioria das vezes, a falta de planejamento é a razão pela qual não conseguimos finalizar nossas metas.

Veja a seguir algumas dicas reunidas pela AVM Faculdade Integrada que podem te ajudar a aproveitar melhor seu tempo e ser mais eficiente:

– Defina o que é realmente importante. Caso contrário, quase 80% do que você fizer durante o dia não terá resultados perceptíveis.

– Bom sono, boa alimentação, atividade física. Isso ajuda a manter a forma física e mental, o que pode ser determinante para cumprir suas metas.

– A regra dos dois minutos. Se você pode fazer algo durante dois minutos, como responder a um e-mail, por exemplo, ou organizar a sua mesa, faça imediatamente! Se você deixa para depois, essa mesma atividade vai te tomar muito mais que dois minutos, e você pode acabar postergando novamente.

– A regra dos cinco minutos. Uma ótima forma de lidar com tarefas entediantes ou difíceis. Não se imponha a meta de resolver imediatamente. Em vez disso, dedique cinco minutos por dia. É possível que, em algum momento, você use mais do que cinco minutos, isso significará que você já assimilou a ideia e a tarefa não representa mais um problema.

– A corrente produtiva de Seinfeld. Se quer ser o melhor em alguma coisa, faça isso todos os dias. Não importa se é feriado, fim de semana, ou feriado. Livre-se das desculpas.

– Pequenos hábitos. Isso ajudará você a assimilar hábitos desejados mais rapidamente.

Sua memória não é tão boa quanto você pensa. Escreva o mais importante onde quer que seja: um caderno, um bloco de anotações, post its, um diário, o celular.

– O importante é anotar para não se esquecer. Use apenas a quantidade necessária de ferramentas. Existem muitos programas e aplicativos elaborados para organizar tarefas e facilitar a sua rotina. Escolha apenas o que atende melhor suas necessidades.

Por uma rotina organizada. Você precisa de disciplina para manter a sua saúde mental durante o dia. Estabeleça suas prioridades, anote-as e elimine tarefas desnecessárias.

– Procure focar no que é realmente importante. Uma boa ideia é elencar suas atividades logo de manhã para priorizá-las e remanejá-las caso necessário.

– Técnica dos 30 minutos. Durante esse tempo, mantenha o foco em apenas uma tarefa, sem distrações ou interrupções. Descanse por cinco minutos e parta para outra tarefa. Ao final de quatro sessões descanse por alguns minutos a mais.

– Use fones de ouvido. Mesmo que não esteja ouvindo nada. A ideia é se desencorajar as pessoas de interromper você a não ser que seja realmente necessário.

– Pare de olhar a sua caixa de entrada de e-mail e as atualizações de redes sociais.  Defina um número ideal de vezes para checar sua caixa de e-mail e siga essa rotina. Ao fazê-lo, tenha em mente que sua caixa de entrada não é uma lista de tarefas. Tente eliminar o que não serve e dividir o que importa em pastas de prioridade. Jamais misture seus e-mails de assuntos profissionais com os pessoais.

– O mesmo serve para as ligações telefônicas. Não há necessidade de estar sempre disponível. Ajuste o telefone no modo silencioso. Quem tiver um assunto urgente deve ligar novamente. Os demais deverão desistir.

– Faça todas as pequenas tarefas de uma vez só. Tarefas como checar o e-mail, falar ao telefone, olhar as redes sociais, o What’s App, o Facebook, Linked In etc.

– Use a regra das três tarefas mais importantes. Comece o seu dia resolvendo (ou pelo menos começando) o que é mais importante. Você pode dividi-las pelas seguintes categorias: Eu preciso fazer, eu deveria fazer, eu poderia fazer.

– Aceite: sua força de vontade tem limite. Procure resolver os assuntos mais importantes pela manhã. Deixe para a tarde as atividades que não demandam muita força de vontade.

– O que há de mais importante. Pergunte a si mesmo qual a atividade mais importante que você pode fazer no momento. Em seguida, use o conselho número quatro.

– Antes feito do que perfeito. Conseguir que tudo saia perfeito é cansativo, contra producente e pode ser frustrante e despender muito tempo.

– A pressão faz milagres. O medo de uma reprimenda ou a possibilidade de ser recompensado (mesmo que com elogios) são ótimas formas de estimular a produtividade no trabalho quando o tempo é limitado.

– Procrastinação planejada. Um pouco de descanso é essencial para qualquer ser humano. Ao finalizar uma atividade difícil, recompense a si mesmo. Às vezes um tempinho de descanso pode ser melhor para sua criatividade do que uma palestra do Bill Gates.

– Delete, diga não, ignore, não se comprometa com os cronogramas dos outros. Muitos podem detestar você por isso, mas o mais importante para você é focar em seus objetivos Se o seu dia já está planejado, evite mudar tudo de última hora para agradar aos outros. Você acha que em 20 anos você se arrependerá de não ter se envolvido em uma atividade sem importância para você só para agradar os outros?

Leia também: 3 passos simples para você ser feliz no trabalho

Fontewww.quora.com

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